Planificar y crear un evento en línea puede parecer abrumador. Sin embargo, plataformas como Eventbee hacen que todo el proceso sea sencillo. Eventbee ofrece una variedad de herramientas que te ayudan a crear, promocionar y gestionar tu evento de manera fluida.

Ya sea que estés organizando reuniones pequeñas, eventos corporativos o grandes conferencias, las funciones de Eventbee permiten una gestión eficiente y una promoción eficaz del evento. Esta guía te llevará paso a paso para garantizar una experiencia sin complicaciones para ti y tus asistentes.

Paso 1: Regístrate en Eventbee

El primer paso es crear una cuenta en Eventbee. Ve a www.eventbee.com y selecciona “Register for Free” (Regístrate gratis). Necesitarás ingresar tu correo electrónico, nombre, nombre de usuario y contraseña para configurar tu cuenta.

Este proceso rápido y sencillo te dará acceso a todas las herramientas de gestión de eventos de Eventbee.

Paso 2: Inicia sesión y crea tu evento

Una vez registrado, inicia sesión en tu nueva cuenta de Eventbee. Haz clic en el botón “New Event” (Nuevo evento) para comenzar. Esto abrirá un formulario donde deberás ingresar los detalles básicos de tu evento. Considera esto como la base de tu página de evento.

Paso 3: Agrega detalles del evento

El siguiente paso es proporcionar información clave sobre tu evento. Incluir detalles completos aquí ayuda tanto en la promoción como en el compromiso de los asistentes. Esto es lo que deberías incluir:

• Título del evento: Usa un título claro y atractivo que resuma tu evento.
• Descripción: Proporciona una descripción general del evento. Describe su propósito, actividades principales y qué obtendrán los asistentes. Para eventos corporativos, destaca elementos clave como conferencistas invitados, talleres o sesiones de networking.
• Información del anfitrión: Indica quién organiza el evento. Puede ser un individuo o una empresa. Para eventos corporativos, mencionar el nombre de la empresa puede añadir credibilidad.
• Tipo de registro: Especifica si el evento es gratuito o si requiere entradas. Eventbee admite ambas opciones, permitiéndote configurar diferentes tipos de entradas si es necesario.
• Ubicación: Indica la ubicación del evento. Si es virtual, incluye un enlace o detalles sobre la plataforma en línea que utilizarás.
• Fecha y hora: Especifica la fecha y hora de inicio del evento. Agregar una hora de finalización también es útil, especialmente para eventos corporativos programados.

Estos detalles ayudan a los asistentes a entender qué esperar y hacen que la página de tu evento se vea profesional.

Paso 4: Personaliza tu página del evento

Después de ingresar los detalles del evento, haz clic en “Continue” (Continuar) para comenzar a personalizar la página del evento. Personalizar tu página es especialmente importante para eventos corporativos, donde la presentación y el branding son clave. Eventbee ofrece varias opciones de personalización para alinear la apariencia de tu evento con tu marca.

Pestaña de diseño

En la pestaña Design (Diseño), puedes controlar cómo se verá tu página del evento. Estas son las funciones principales que puedes usar:

• Colores y fuentes de marca: Elige colores y fuentes que se alineen con la identidad de tu marca. Para eventos corporativos, usar colores consistentes con tu marca puede hacer que tu página se vea profesional y coherente.
• Imágenes y videos: Sube imágenes o videos para mejorar tu página del evento. El contenido visual atrae la atención y da a los asistentes una idea de qué esperar. Para eventos corporativos, podrías incluir videos promocionales o imágenes de eventos anteriores.
• Mapa de asientos: Si tu evento tiene asientos asignados, puedes subir un mapa de asientos. Esto es especialmente útil para reuniones formales, conferencias o grandes eventos corporativos.
• Herramientas de diseño adicionales: Eventbee ofrece otras herramientas de diseño para mejorar visualmente tu página del evento. Aprovecha estas opciones para crear una página atractiva y fácil de usar.

Paso 5: Gestiona los detalles del evento

Una vez configurado el diseño, ve al panel General para gestionar la logística de tu evento. Eventbee proporciona herramientas que simplifican la gestión del evento, lo cual es crucial para eventos corporativos bien organizados.

• Métricas e informes: Eventbee ofrece métricas para rastrear el rendimiento de tu evento. Puedes ver ventas de entradas, datos demográficos de los asistentes y tasas de registro. Estos insights son valiosos para ajustar tus estrategias de promoción si es necesario.
• Actualizaciones y ajustes: Puedes editar los detalles del evento incluso después de que esté en vivo. Esto es útil para cambios de última hora, como nuevos ponentes o actualizaciones en el cronograma. Mantener tu página actualizada garantiza que los asistentes tengan información precisa y genera confianza.

Paso 6: Configura entradas y opciones de pago

Si el evento requiere entradas, será necesario configurar las opciones de pago. Eventbee se integra con plataformas de pago populares como PayPal y Stripe, lo que garantiza transacciones seguras. Aquí hay algunos consejos:

• Tipos de entradas: Crea diferentes tipos de entradas para adaptarte a tu audiencia. Por ejemplo, puedes ofrecer entradas anticipadas, descuentos para grupos o paquetes VIP.
• Precios flexibles: Eventbee te permite configurar precios flexibles, lo cual puede ayudarte a atraer a diferentes tipos de asistentes y alcanzar tus objetivos de ingresos.

Paso 7: Promociona tu evento

La promoción es clave para el éxito de tu evento. Eventbee incluye herramientas para ayudarte a difundir la información. Algunas estrategias incluyen:

• Integración con redes sociales: Comparte tu evento en plataformas como Facebook, Twitter y LinkedIn. Para eventos corporativos, LinkedIn es ideal para llegar a una audiencia profesional.
• Invitaciones por correo electrónico: Envía invitaciones por correo electrónico directamente desde la plataforma. Esto es especialmente efectivo para eventos corporativos, ya que puedes dirigirte a clientes, socios o empleados.
• Widgets de eventos: Inserta los widgets de Eventbee en tu sitio web o blog para mostrar detalles del evento y permitir registros fácilmente.

Paso 8: Ofrece descuentos y promociones

Los descuentos pueden incentivar más registros, especialmente si se promocionan estratégicamente. Algunas ideas incluyen:

• Descuentos por inscripción anticipada: Ofrecer un descuento para registros tempranos puede generar más interés inicial.
• Tarifas grupales: Para eventos corporativos, las tarifas grupales pueden atraer equipos completos.
• Códigos promocionales: Crea códigos personalizados para compartir con audiencias específicas, como seguidores en redes sociales.

Paso 9: Accede al soporte técnico

Si tienes problemas al configurar o promocionar tu evento, Eventbee ofrece soporte técnico 24/7. Puedes contactar por correo electrónico a support@eventbee.com.

Paso 10: Rastrea la asistencia durante el evento

Las herramientas de seguimiento en tiempo real de Eventbee te permiten monitorear la asistencia y el compromiso durante el evento.

Paso 11: Analiza y recopila comentarios tras el evento

Usa las herramientas analíticas de Eventbee para revisar métricas clave y recopilar comentarios de los asistentes. Esto te ayudará a mejorar futuros eventos.

Mira este vídeo y aprende a hacerlo paso a paso: